Myślisz o organizacji pierwszego webinaru? Zanim włączysz kamerę, musisz przygotować solidny plan działania. Dobra strategia pomoże Ci ogarnąć stres, uniknąć technicznych potknięć i zaserwować wartość, która zapewni rekordową frekwencję. Podpowiemy Ci, jak działać.
Od czego zacząć planowanie webinaru? Pierwsze kroki i strategia
Skoro czytasz ten artykuł, prawdopodobnie masz już w głowie zarys tematu i ogólny pomysł na webinar. Potrzebujesz jeszcze przemyślanego scenariusza, który pomoże Ci utrzymać uwagę widzów i osiągnąć założone cele. Od czego zatem zacząć?
Oto Twoja baza startowa:
- Zdecyduj, czy webinar będzie bezpłatny czy płatny – webinar bezpłatny ma najniższy próg wejścia, generuje największe tłumy i buduje zasięg. Webinar płatny przyciągnie mniej osób, ale będą to wyłącznie zdecydowani odbiorcy. W tym przypadku zarabiasz też od razu.
- Ustal cel biznesowy i określ, co uczestnik ma zrobić po webinarze – chcesz, żeby Klient zapisał się na konsultację? Kupił e-booka? A może dołączył do newslettera?
- Określ, do kogo mówisz i nazwij problem, który rozwiązuje Twój webinar – im mocniej uczestnik poczuje, że mówisz bezpośrednio o jego wyzwaniach, tym mniejsza szansa, że wyłączy transmisję.
- Ustal, jak podasz wiedzę, żeby była łatwa do przyswojenia – aby Twoja treść była zrozumiała, podziel ją na logiczne, małe porcje. Używaj też metafor, pokazuj przykłady z życia (case studies) zamiast wyłącznie suchych definicji.
- Wybierz format webinaru – możesz postawić na klasyczną prezentację solo, zaprosić eksperta lub zorganizować dynamiczny panel dyskusyjny. Jeśli zależy Ci na skróceniu dystansu, sprawdzi się też format Q&A, w którym odpowiadasz na pytania z czatu.
No dobrze, strategię i cele mamy rozpracowane na czynniki pierwsze. To teraz czas pogadać o kolejnych elementach.
Logistyka i zaplecze techniczne. Jakie narzędzia są potrzebne do przeprowadzenia webinaru?
Aby ludzie mogli bez przeszkód korzystać z Twojej wiedzy, musisz zapewnić im m.in. czysty dźwięk, wyraźny obraz, sprawny czat, wygodną platformę oraz stabilne połączenie internetowe. Poniższa tabela przedstawia kompletny zestaw narzędzi, sprzętu i programów, które w tym celu warto ogarnąć.
| Narzędzie | Do czego jest potrzebne? | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|---|
| Platforma do webinarów | Udostępnia wirtualny pokój, zbiera zapisy (maile), automatycznie wysyła przypomnienia przed startem i nagrywa | Sprawdź, ile osób może wejść na webinar, czy platforma ma czat, Q&A, nagrywanie, ankiety, udostępnianie ekranu i prosty link dla uczestników |
| Komputer lub laptop | Obsługuje transmisję, kamerę, mikrofon, prezentację, czat i dodatkowe narzędzia otwarte w tle | Podłącz go do ładowarki. Wyłącz wszystkie zbędne programy w tle, aktualizacje systemu (Windows Update) i powiadomienia |
| Mikrofon | Odpowiada za jakość dźwięku | Unikaj mikrofonu wbudowanego w laptop. Użyj mikrofonu USB. Ustaw go blisko ust i zrób test przed startem |
| Kamera | Pozwala uczestnikom widzieć prowadzącego | Zadbaj o stabilny kadr, czysty obiektyw i ustawienie kamery na wysokości oczu. Nie siadaj zbyt nisko ani zbyt daleko od ekranu |
| Oświetlenie | Poprawia jakość obrazu i sprawia, że wyglądasz bardziej profesjonalnie | Światło musi padać na Twoją twarz (od przodu lub lekko z boku). Nigdy nie siadaj tyłem do okna lub mocnego źródła światła |
| Połączenie internetowe | Gwarantuje stabilność transmisji | Najlepiej użyć kabla Ethernet. Jeśli korzystasz z Wi-Fi, sprawdź prędkość i stabilność. Przygotuj też zapasowy internet, np. hotspot z telefonu |
| Słuchawki | Pomagają uniknąć echa, sprzężeń i sytuacji, w której mikrofon zbiera dźwięk z głośników | Sprawdź, czy są naładowane lub podłączone. Przy pierwszym webinarze bezpieczniejsze są słuchawki przewodowe, bo nie rozładują się w trakcie |
Oprócz twardego sprzętu, o sukcesie webinaru decyduje też tak zwana infrastruktura wspierająca, czyli narzędzia i zasoby, które dbają o dynamikę.
| Narzędzie | Do czego jest potrzebne? | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|---|
| Prezentacja | Porządkuje przebieg webinaru i pomaga śledzić najważniejsze punkty | Nie przeładowuj slajdów tekstem. Stawiaj na hasła, schematy, przykłady, screeny i krótkie podsumowania |
| Scenariusz lub konspekt | Pomoże Ci utrzymać strukturę spotkania, nie zgubić wątku i kontrolować czas | Przygotuj kolejność tematów, orientacyjny czas każdej części, momenty na pytania, przykłady, przejścia między blokami i zakończenie |
| Czat lub moduł Q&A | Umożliwia uczestnikom zadawanie pytań, komentowanie i reagowanie na treść webinaru | Ustal, czy pytania będą widoczne dla wszystkich, czy tylko dla prowadzącego |
| Ankiety i reakcje uczestników | Pomagają zaangażować widzów i sprawdzić, czy nadal są z Tobą | Przygotuj 1-3 proste pytania, np. o poziom wiedzy, największy problem albo etap, na którym są uczestnicy |
| Dokument z linkami | Ułatwia szybkie udostępnianie materiałów, formularzy, checklist, ankiet lub dodatkowych zasobów | Przygotuj wszystkie linki wcześniej w jednym miejscu |
| Moderator lub wsparcie techniczne | Odciąża prowadzącego w trakcie webinaru. Taka osoba może pilnować czatu, wrzucać linki, zbierać pytania i reagować na problemy | Moderator powinien znać plan spotkania i mieć dostęp do linków |
| Nagrywanie webinaru | Przydaje się, jeśli chcesz wysłać nagranie osobom zapisanym, przeanalizować swoje wystąpienie albo wykorzystać materiał później | Sprawdź przed startem, gdzie włącza się nagrywanie i gdzie zapisze się plik |
Zasady dobrego webinaru. Jak poprowadzić live'a, od którego trudno się oderwać?
Zrób webinar, na którym nikt nie zaśnie. Oto zasady, które Ci w tym pomogą:
- Zrób audyt u konkurencji – zanim poprowadzisz własne spotkanie, weź udział w podobnym webinarze, najlepiej na tej samej platformie. Zobacz, gdzie znajduje się czat, jak wyglądają ankiety, jak wyświetlają się slajdy itp.
- Przygotuj plan B – miej zapasowy internet, drugi mikrofon lub słuchawki, kopię prezentacji w chmurze i na dysku. Przygotuj sobie gotową wiadomość na wypadek problemów technicznych. Jeśli coś się wysypie, nie będziesz improwizować w panice.
- Ustal zasady na dzień dobry – powiedz uczestnikom, czy pytania zadają na czacie, w module Q&A czy dopiero na końcu. Wyjaśnij, czy webinar będzie nagrywany, kiedy pojawi się czas na dyskusję i gdzie znajdą dodatkowe materiały.
- Wybudzaj i angażuj – co jakiś czas zadawaj pytanie, uruchom krótką ankietę, poproś o odpowiedź na czacie albo zaproś do innej reakcji.
- Czytaj i komentuj pytania z czatu – UWAGA: nie czytaj wszystkiego na bieżąco, bo stracisz wątek. Wyłapuj tylko te, które pasują do omawianego slajdu. Zamiast ignorować resztę, możesz powiedzieć: „widzę to pytanie, wrócę do niego w części Q&A".
- Odchudź slajdy z tekstu – lepiej pokazać jedno mocne hasło, schemat, przykład albo screen niż ścianę tekstu, którą uczestnik będzie próbował czytać zamiast słuchać.
- Zrzucaj kotwice uwagi – rób krótkie podsumowania po ważnych blokach. To pomaga wrócić osobom, które na moment straciły koncentrację, i porządkuje materiał.
- Mów naturalnie – schowaj profesorski ton do kieszeni. Używaj prostego języka, skracaj dystans i mów tak, jakbyś tłumaczył temat znajomemu przy kawie.
- Baw się głosem – na webinarze Twój głos to główne narzędzie, które trzyma ludzi przy ekranie. Mów z pasją, skracaj dystans i pilnuj, by w Twoim tonie było słychać autentyczną zajawkę.
Lista wygląda na długą, ale to tylko pozory. Wszystkie te punkty są intuicyjne i proste do wdrożenia. Gwarantujemy, że po kilku poprowadzonych spotkaniach wejdą Ci w krew.
Zadbaj o wygodne płatności na webinarze i ułatwiaj szybkie zakupy
Przejdźmy teraz do najważniejszego: do zarabiania. Oczywiście Twój webinar może mieć różne cele, ale umówmy się… finalnie ma generować zysk. Dlatego tak ważne jest, aby stworzyć system płatności, który nie będzie przeszkadzał Klientom w zakupie.
Po pierwsze oferuj płatności jednym kliknięciem. Klient, rozgrzany Twoim webinarem, będzie chciał kupić tu i teraz. Jeśli zmusisz go do ręcznego przepisywania numeru konta bankowego, najprawdopodobniej ucieknie. Dorzuć więc do koszyka szybkie bramki płatnicze, obsługujące BLIK-a, Apple Pay czy Google Pay.
Po drugie wprowadź płatności podzielone z TubaPay. Przy droższych kursach czy mentoringu za kilka tysięcy złotych cena to główna bariera. Mało który klient weźmie klasyczny kredyt bankowy, żeby kupić wiedzę. Jeśli nie dasz mu wygodnej alternatywy, po prostu zrezygnuje. Jeśli masz TubaPay, możesz temu natychmiast zapobiec.
Jak to działa? Jako sprzedający sam decydujesz, jakie plany płatności chcesz udostępnić swoim kupującym. Klient wybiera interesujący go wariant i uzupełnia tylko podstawowe dane, bez przechodzenia przez skomplikowane formalności. Szybka akceptacja umowy pozwala domknąć sprzedaż w ułamku sekundy.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak działamy? Kliknij w TubaPay dla biznesu i zobacz, jak pomagamy wycisnąć maksimum ze sprzedaży.
Próba generalna przed webinarem. Przygotuj się do transmisji
Treść gotowa, sprzęt rozstawiony, a koszyk czeka na wpłaty. Czas na ostatni krok, czyli próbę generalną. Nawet jeśli wydaje Ci się, że wszystko działa, musisz przeprowadzić test. Tłumaczymy, jak to zrobić.
Na samym początku musisz zalogować się na platformę do webinarów jako prezenter. Pozwoli to uruchomić wirtualny pokój testowy i upewnić się, że link działa prawidłowo. Następnie pora na sprzęt. Podłącz słuchawki przewodowe i uruchom mikrofon USB. Warto zrobić szybki test dźwięku i powiedzieć kilka zdań na głos. W ten sposób wykluczysz szumy oraz zbieranie hałasów z otoczenia.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie kadru. Musisz przetrzeć obiektyw kamery i ustawić laptopa na wysokości oczu. Włącz oświetlenie i sprawdź na podglądzie, czy twarz jest dobrze doświetlona od przodu. Upewnij się też, czy w tle nie ma bałaganu.
Teraz czas na kontrolę stabilności internetu. Sprawdź, czy kabel Ethernet jest dobrze wpięty. Warto mieć pod ręką smartfon jako awaryjny hotspot na wypadek nagłej awarii sieci. W tym samym momencie musisz podłączyć laptopa do ładowarki. Zamknij wszystkie zbędne programy w tle, wycisz powiadomienia i zablokuj automatyczne aktualizacje systemu.
Co zrobić po zakończeniu webinaru?
Zakończenie spotkania na żywo to jeszcze nie koniec. Po spotkaniu zaczyna się etap, w którym domykasz sprzedaż, odpowiadasz na wątpliwości i podtrzymujesz kontakt z osobami, które już poświęciły Ci swój czas.
- Roześlij nagranie, póki emocje są żywe – maksymalnie w ciągu 24 godzin wyślij maila do wszystkich zapisanych. Ludzie są zajęci i wielu z nich nie mogło być na żywo.
- Przypomnij o zakupach – w mailu z nagraniem wklej bezpośredni link do koszyka. Napisz wprost, do kiedy oferta jest ważna i przypomnij o elastycznych sposobach płatności.
- Przenieś pytania z czatu do social mediów – wyciągnij z platformy historię czatu. Te pytania, na które nie zdążyłeś odpowiedzieć, to gotowe tematy na posty, rolki lub kolejne maile.
- Zrób szybki audyt statystyk – zaloguj się do panelu platformy i sprawdź raporty. Zobacz, jaka była frekwencja i w którym momencie ludzie zaczęli opuszczać pokój.
- Rzuć krótką ankietę – zapytaj uczestników, co było dla nich najbardziej wartościowe, czego zabrakło i z czym nadal mają problem.
Te działania pomogą Ci domknąć sprzedaż u osób, które potrzebowały dodatkowego czasu na decyzję. Poza tym dostarczą Ci także twardych danych. Będziesz wiedzieć, co działa na Twoich odbiorców, które fragmenty prezentacji wzbudziły największe emocje, a które wymagają jeszcze dopracowania.
Z takim planem działania Twój webinar pójdzie jak z płatka. Powodzenia!
Źródła: